Jak zadat vývoj softwaru, aby se neprodražil

Popište problém, ne řešení

Technickou specifikaci nepotřebujete. Dodavateli řekněte, jak dnes pracujete a kde to vázne. Nejlepší zadání bývá jednoduché: „Objednávky chodí e-mailem. Jana je přepisuje do Excelu a potom do účetnictví. Zabere jí to dvě hodiny denně a občas se nějaká ztratí.“ Z toho dobrý vývojář pozná víc než z dvacetistránkového dokumentu.

Co si připravit na první schůzku

• Kdo bude systém používat a kolik je to lidí.
• Tabulky, formuláře a dokumenty, se kterými dnes pracujete. Ukázky pomůžou nejvíc.
• Se kterými systémy musí nový software spolupracovat, například s účetnictvím, e-shopem nebo CRM.
• Co pro vás bude úspěch: méně hodin ruční práce, méně chyb, lepší přehled pro vedení?
• Orientační rozpočet. Dodavatel pak navrhne, co se do něj vejde, a nemusí hádat.

Proč se projekty prodražují

1. Všechno najednou. Kdo se snaží vymyslet celý systém dopředu, zaplatí i za funkce, které se nakonec nepoužívají.
2. Zadání se během vývoje mění a nikdo se nedohodne, co to udělá s cenou a termínem.
3. Podcení se převod dat a napojení na jiné systémy.
4. Uživatelé systém uvidí až na konci a zjistí, že neodpovídá jejich práci.

Na co se zeptat dodavatele

• Jak projekt rozdělíte na etapy a kdy uvidím první funkční verzi?
• Komu bude patřit zdrojový kód, data a přístupy k serveru?
• Jak budeme řešit změny zadání během vývoje?
• Kdo se o systém postará po spuštění a kolik to bude stát?
• Co se stane, když budeme chtít pokračovat s jiným dodavatelem?

Doporučený postup

1. Úvodní konzultace. Projdete s dodavatelem, jak pracujete, a najdete místo, kde ztrácíte nejvíc času.
2. Návrh obrazovek. Ještě před programováním si systém proklikáte a ověříte, že odpovídá vaší práci.
3. První verze. Co nejmenší rozsah, který přinese užitek, nasazený do skutečného provozu.
4. Rozvoj po etapách. Podle zkušeností uživatelů a vždy s odhadem před každou etapou.