7 znamení, že vaše firma přerostla Excel

S Excelem není nic špatně. Na výpočty, analýzy a jednorázové přehledy je těžké najít něco lepšího. Problém nastane, když se z tabulky nenápadně stane firemní systém. Najednou se v ní vede evidence zakázek, sklad, docházka nebo plán výroby a na každém řádku závisí provoz.

Podle čeho poznáte, že je čas na změnu

1. V jednom souboru pracuje víc lidí. Přepisují si data, soubor je „zamčený jiným uživatelem“ a vznikají kopie s názvem „final_v2“.
2. Data přepisujete ručně. Objednávku z e-mailu do tabulky, z tabulky do účetnictví a z účetnictví do přehledu. Každý přepis stojí čas a může skončit chybou.
3. Nikdo neví, kdo co změnil. Když se číslo změní, nedá se dohledat kdo, kdy a proč. U peněz, skladu nebo smluv je to riziko.
4. Tabulce rozumí jen jeden člověk. Vzorce a makra zná jen ten, kdo je napsal. Když odejde nebo onemocní, práce se zastaví.
5. Soubor je pomalý a padá. Desítky tisíc řádků, propojené listy a makra. Otevírá se minutu a občas se poškodí.
6. Chybí oprávnění. Obchodník vidí marže, které by vidět neměl, a kdokoli může omylem smazat sloupec.
7. Přehledy skládáte ručně. Každý měsíc někdo stráví hodiny kopírováním dat, aby vedení dostalo čísla, která mohla být k dispozici kdykoli.

Když tabulka selže: čtyři doložené případy

Že tabulky dělají chyby, není teorie. Následující případy jsou veřejně zdokumentované a dobře ukazují, kde je slabé místo.

• Britské zdravotnictví, 2020. Úřad Public Health England přiznal, že 15 841 pozitivních testů na covid-19 z období od 25. září do 2. října chybělo v denních hlášeních. Podle BBC se výsledky z laboratoří převáděly do šablon ve starém formátu .xls s limitem 65 536 řádků. Každý test zabíral několik řádků, takže se do jedné šablony vešlo jen asi 1 400 případů a zbytek se tiše ztratil. Trasování kontaktů se kvůli tomu o několik dní zpozdilo.
• JPMorgan, 2012. Model, kterým banka měřila riziko, běžel v sérii tabulek a data se mezi nimi ručně kopírovala. Podle interního vyšetřování jeden vzorec dělil součtem místo průměrem, a tím ztlumil kolísání trhu zhruba na polovinu. Model proto ukazoval nižší riziko, než jaké skutečně bylo. Ztrátu přes šest miliard dolarů způsobila obchodní strategie, chybná tabulka ale pomohla riziko zakrýt.
• Vlivná studie o státním dluhu, 2013. Tři ekonomové z Massachusettské univerzity zjistili, že vzorec v tabulce ekonomů Reinhartové a Rogoffa vynechal pět zemí. Samotná chyba vysvětlovala jen menší část rozdílu ve výsledcích, studii ale veřejně zpochybnila a autoři ji přiznali.
• Genetika, 2016 až 2021. Excel automaticky převádí názvy genů jako SEPT1 nebo MARCH1 na data. Studie z roku 2016 našla takové chyby v pětině vědeckých článků, které měly seznamy genů v příloze v Excelu. Navazující studie z roku 2021 už v téměř třetině. Výbor pro názvosloví lidských genů proto v roce 2020 tyto geny přejmenoval, například na SEPTIN1 a MARCHF1.

Audity firemních tabulek nacházejí chyby opakovaně. Raymond Panko, který se chybovostí tabulek zabývá desítky let, uvádí chyby v 86 až 94 % auditovaných tabulek. Vzorky jsou ale malé a jiní odborníci tato čísla kritizují. Bezpečně se dá říct jen to, že čím je tabulka větší a čím víc lidí do ní sahá, tím je chyba pravděpodobnější.

V žádném z těchto případů nezklamal Excel jako program. Selhal proces: ruční kopírování mezi soubory, vzorce, které nikdo nekontroloval, a nástroj použitý na práci, pro kterou nebyl stavěný. Přesně to jsou znamení z výčtu výše.

Čím začít

Nemusíte nahradit všechno najednou. Vyberte jednu tabulku, která vás stojí nejvíc času nebo dělá nejvíc chyb. Často je to evidence zakázek, skladu nebo majetku. Pro ni máte tři možnosti:

• Sdílená tabulka v cloudu (Google Sheets, Excel v Microsoft 365). Vyřeší práci více lidí najednou, ale ne oprávnění, historii změn ani automatizaci.
• Hotová aplikace. Pokud vaše agenda odpovídá běžnému standardu, například CRM, účetnictví nebo docházka, je to nejrychlejší cesta.
• Software na míru. Vyplatí se, když vaše firma pracuje jinak než ostatní, když potřebujete propojit víc systémů nebo když platíte za funkce, které nepoužíváte.

Data z Excelu se do nového systému dají převést. Při převodu se ale obvykle ukáže, kolik je v nich nesrovnalostí. I jejich vyčištění je pro firmu přínos.

Zdroje

1. Public Health England: prohlášení o opožděném hlášení případů covid-19 (anglicky)
2. BBC, Leo Kelion: proč se ztratily výsledky testů (5. 10. 2020, anglicky)
3. Zpráva JPMorgan Chase Management Task Force o ztrátách z roku 2012 (anglicky)
4. Senát USA, Permanent Subcommittee on Investigations: JPMorgan Chase Whale Trades (anglicky)
5. Herndon, Ash, Pollin: Does High Public Debt Consistently Stifle Economic Growth? (2013, anglicky)
6. Ziemann, Eren, El-Osta: Gene name errors are widespread in the scientific literature, Genome Biology 2016 (anglicky)
7. Abeysooriya a kol., PLOS Computational Biology 2021 (anglicky)
8. Bruford a kol.: Guidelines for human gene nomenclature, Nature Genetics 2020 (anglicky)
9. Raymond Panko, sborník EuSpRIG 2015 (anglicky)
10. Powell, Baker, Lawson: kritika odhadů chybovosti tabulek, Decision Support Systems 2008 (anglicky)