Inventura majetku ve firmě: jak na ni krok za krokem

Blíží se konec roku a účetní chce inventurní soupisy. V Excelu je seznam notebooků z loňska. Polovina lidí pracuje z domova. Nikdo si není jistý, kdo má který monitor a kde skončil starý projektor. Přesně takhle často začíná inventura majetku ve firmě. Níže najdete, co říká zákon a jak inventuru prakticky provést.

Co je inventarizace a kdo ji musí dělat

Inventarizací firma zjišťuje skutečný stav veškerého majetku a závazků. Pak ověřuje, zda odpovídá stavu v účetnictví (§ 29 odst. 1 zákona o účetnictví). Povinnost mají účetní jednotky (§ 6 odst. 3). Bez provedené inventarizace není účetnictví průkazné (§ 8 odst. 4).

Účetní jednotky vyjmenovává § 1 odst. 2 zákona. Patří mezi ně hlavně právnické osoby se sídlem v ČR, tedy například s. r. o. a a. s. Dále zahraniční osoby, které v ČR podnikají a podle svého práva účetnictví vedou. A také podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku a podnikatelé s obratem nad 25 mil. Kč za předchozí kalendářní rok.

OSVČ, které vedou daňovou evidenci, zákon o účetnictví neřídí. I ony ale musí k poslednímu dni zdaňovacího období zjistit skutečný stav zásob, hmotného majetku, pohledávek a dluhů a sepsat o tom zápis (§ 7b odst. 4 zákona o daních z příjmů). Případné rozdíly promítnou do základu daně.

Periodická a průběžná inventarizace

Základem je periodická inventarizace. Provádí se k okamžiku, ke kterému firma sestavuje řádnou nebo mimořádnou účetní závěrku. U běžné firmy s kalendářním rokem je to tedy 31. 12.

Průběžnou inventarizaci během roku zákon dovoluje jen u dvou skupin (§ 29 odst. 2). Jde o zásoby evidované podle druhů, míst uložení nebo hmotně odpovědných osob. A o dlouhodobý hmotný movitý majetek, který je v soustavném pohybu a nemá stálé místo. Každý druh musí projít inventurou alespoň jednou za účetní období.

Provedení inventarizace musí firma umět doložit ještě 5 let (§ 29 odst. 3). Inventurní soupisy se uchovávají 5 let od konce účetního období, kterého se týkají (§ 31 odst. 2).

Fyzická a dokladová inventura

Skutečný stav se zjišťuje dvěma způsoby (§ 30 odst. 1). Firma může provést jednu nebo více inventur. Vždy ale musí ověřit, zda zjištěný stav odpovídá účetnictví.

Lhůty: kdy začít a kdy skončit

• Periodickou inventuru lze zahájit nejdříve čtyři měsíce před rozvahovým dnem (§ 30 odst. 6 písm. a).
• Ukončit ji je nutné nejpozději dva měsíce po rozvahovém dni (§ 30 odst. 6 písm. b).
• U kalendářního roku tedy nejdříve 1. září a nejpozději do konce února.
• Firma si může stanovit „rozhodný den“ před rozvahovým dnem. Stav k rozvahovému dni pak dopočte podle záznamů o přírůstcích a úbytcích (§ 30 odst. 4).

Náležitosti inventurního soupisu

Inventurní soupis je průkazný účetní záznam. Podle § 30 odst. 7 musí obsahovat:

1. Zjištěné skutečnosti tak, aby šel majetek a závazky jednoznačně určit. Pomůže inventární číslo nebo výrobní číslo.
2. Podpis osoby odpovědné za zjištění skutečností a podpis osoby odpovědné za provedení inventury.
3. Způsob zjišťování skutečných stavů, například fyzicky nebo dokladově.
4. Ocenění majetku a závazků k rozvahovému dni, případně i k rozhodnému dni.
5. U průběžné inventarizace ocenění ke dni ukončení inventury, případně k rozhodnému dni.
6. Okamžik, ke kterému se sestavuje účetní závěrka.
7. Rozhodný den, pokud ho firma stanovila.
8. Okamžik zahájení a ukončení inventury.

Inventarizační rozdíly: manko a přebytek

Inventarizační rozdíl je rozdíl mezi skutečností a účetnictvím, který nelze vysvětlit doklady (§ 30 odst. 10). Je-li skutečný stav nižší, jde o manko. U hotovosti a cenin se mluví o schodku. Je-li skutečný stav vyšší, jde o přebytek.

Rozdíly se musí zaúčtovat do období, za které se stav ověřuje (§ 30 odst. 11). Pro daně platí, že manka přesahující náhrady obecně nejsou daňově uznatelným nákladem. Zákon o daních z příjmů má ale výjimky (§ 25 odst. 1 písm. n) ve spojení s § 24). Konkrétní zaúčtování a daňový dopad proberte s účetní.

Jak udělat inventuru majetku krok za krokem

Podrobné organizační požadavky stanoví vyhláška č. 270/2010 Sb. Ta ale platí jen pro vybrané účetní jednotky, tedy hlavně veřejný sektor. Běžná firma si postup určí sama, ideálně ve vnitřní směrnici. Následující kroky jsou osvědčená praxe, ne zákonný výčet.

1. Vydejte příkaz k inventarizaci. Uveďte rozsah, termíny, rozhodný den a odpovědné osoby.
2. Jmenujte inventarizační komisi. U firem není zákonem povinná, ale pomáhá rozdělit práci a odpovědnost.
3. Připravte podklady. Zaúčtujte doklady, vytiskněte nebo exportujte stav z účetnictví a evidence majetku.
4. Zjistěte skutečný stav. Spočítejte a dohledejte věci fyzicky, ostatní ověřte doklady. Označte i cizí majetek, který máte jen v užívání.
5. Sepište inventurní soupisy se všemi náležitostmi a podpisy.
6. Porovnejte soupisy s účetnictvím a určete manka a přebytky.
7. Vypořádejte rozdíly. Zjistěte příčiny, případně odpovědnost zaměstnance, a rozdíly zaúčtujte do správného období.
8. Uložte dokumentaci. Provedení inventarizace musíte umět doložit 5 let.

Nejčastější problémy v praxi

• Věci jsou u zaměstnanců doma. Notebook, monitor nebo židle na home office nejde jen tak spočítat v kanceláři.
• Nikdo neví, kdo má co. Věci se předávají mezi kolegy bez záznamu.
• Excel je zastaralý. Seznam někdo jednou založil a pak ho přestal aktualizovat.
• Chybí jednoznačná identifikace. Deset stejných notebooků bez inventárních čísel nejde spárovat se soupisem.
• Odchody zaměstnanců. Věci se nevrátí nebo se vrátí bez záznamu.

U věcí na home office zákon připouští, že fyzická inventura může využít i účetní záznamy prokazující existenci majetku (§ 30 odst. 3). Majetek bez stálého místa může jít i do průběžné inventarizace (§ 29 odst. 2). Zda vám pro takové věci stačí například potvrzení zaměstnance s výrobním číslem, si ověřte s účetní nebo auditorem.

Notebook do 80 000 Kč obvykle není hmotným majetkem pro účely daně z příjmů (§ 26 ZDP). Firmy ho pak často vedou jako drobný majetek v operativní evidenci. Jak ho inventarizovat, je dobré mít popsané ve směrnici.

Předávací protokol a odpovědnost zaměstnance

Věci svěřené zaměstnancům mají mít písemný záznam o převzetí. Zaměstnanec nahrazuje škodu za ztrátu nástrojů a podobných věcí, které převzal na písemné potvrzení (§ 255 odst. 1 zákoníku práce). U věci nad 50 000 Kč je potřeba písemná dohoda o odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí (§ 255 odst. 2). Podepsané protokoly zároveň usnadní inventuru, protože ukazují, kdo co má. Více v našem článku o předávacím protokolu.

Jak inventuru zrychlit: QR štítky a evidence „kdo má co“

Nejvíc času při fyzické inventuře zabere dohledávání a párování věcí se seznamem. Pomáhá, když má každá věc štítek s QR kódem a je vedena v jedné evidenci. Evidence má u každé věci ukazovat, kdo ji má, odkud a od kdy.

• Inventurní komise naskenuje štítek telefonem a hned vidí, zda věc v evidenci sedí.
• Věci u zaměstnanců doma si každý může potvrdit sám. Výsledek pak zkontroluje odpovědná osoba.
• Chybějící a přebývající věci jsou vidět okamžitě, ne až při ručním porovnání.
• Export pak slouží jako podklad pro inventurní soupis. Podpisy a ocenění ale musí odpovídat § 30 odst. 7.

Článek je obecný přehled, ne právní ani účetní poradenství. Vychází z právního stavu k 3. 11. 2026. Konkrétní postup, zaúčtování rozdílů a daňové dopady konzultujte se svou účetní, daňovým poradcem nebo auditorem.

Zdroje

1. Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví (§ 1, § 6, § 8, § 29, § 30, § 31) – zakonyprolidi.cz
2. Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (§ 7b, § 25, § 26) – zakonyprolidi.cz
3. Vyhláška č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků – zakonyprolidi.cz
4. Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (§ 255) – zakonyprolidi.cz
5. Portál POHODA: Jak na fyzickou (skladovou) inventuru? (24. 11. 2021)